Im Mai wird unser nächstes ASSIST-Pro Release die erweiterten Anforderungen der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beinhalten. Die verschiedenen Features und Funktionen werden in einer Informationsplattform gebündelt und Ihnen damit einfach und transparent zur Verfügung gestellt. Assist Pro erhält dazu ein weiteres Icon, das in der Funktionsleiste prominent platziert ist.

 

 

Auch wenn ein Großteil der Anforderungen der DSGVO bereits im Standard implementiert ist, wurden die Felder entsprechend erweitert, um Ihnen folgende Funktionen zu ermöglichen:

Felder:

• Kontaktherkunft / Datum:
  Woher kommt der Kontakt?
  Das Überreichen einer Visitenkarte auf einer Messe bzw. eine geschäftliche E-Mail und Übernahme der Daten aus einer E-Mail impliziert eine Möglichkeit der Kontaktverwendung
• Opt-In Datum / Art
  Explizite Bestätigung der Erlaubnis, die Daten zu verwenden
• Opt-In für Newsletter / Datum / Kanal
  Explizite Bestätigung für Newsletter
• Opt-Out für Newsletter / Datum / Kanal
  Keine Newsletter mehr gewünscht…
• Vergessendatum / Ablaufdatum:
  Aufgrund der DSGVO gilt das „Recht des Vergessens“. Deshalb können Kontakte mit einem „Ablaufdatum“ versehen werden, nach welchem diese vom System gelöscht werden können. Siehe hierzu den nächsten Absatz.

Features

Löschfunktion mit Protokollierung

• Löschen einer Person inklusive aller persönlichen Informationen, aller Aktivitäten und aller Dokumente, an denen diese Person beteiligt war.
• Protokollierung des Löschvorgangs sowohl innerhalb des CRMs, als auch außerhalb in einem Storage als Datei. Dieses Protokoll umfasst das Datum und Informationen zu den gelöschten Datensätzen (jedoch keine personenbezogenen Informationen). Übrig bleibt ein Rumpfdatensatz der Person, bestehend aus:
  • Vorname, Nachname
  • Sperrkennzeichen
  • Löschdatum
  • Löschprotokoll

Dieser Rumpfdatensatz wird bei einer Neuanlage von Kontakten mittels Dublettenprüfung geprüft, um einen Warnhinweis zu geben, falls Benutzer einen Kontakt erfassen wollen, der um Löschung seiner Daten gebeten hat / gelöscht wurde.

Erneutes Ausführen von Löschungen im Falle einer Datenbankwiederherstellung

• Sollten Sie einen Backup wiederherstellen, so können in diesem Backup Informationen zu Personen enthalten sein, die – nach der Erstellung des Backups – gelöscht worden sind.
• Sie können ein automatisiertes erneutes Löschen von Datensätzen durchführen, das auf Basis der außerhalb des CRM gespeicherten Protokolle durchgeführt wird.

 

Ablaufdatum / Recht auf Vergessen

• Aufgrund der DSGVO gilt das „Recht des Vergessens“. Kontakte können deswegen mit einem „Ablaufdatum“ versehen werden.
• Mit Hilfe eines Assistenten erhalten Sie die Möglichkeit, Datensätze, deren „Ablaufdatum“ überschritten wurde, zu selektieren und zu löschen. Dabei erhalten Sie im Rahmen des Assistenten Informationen zu weiteren Informationen (wann war die letzte Aktivität, wann war die letzte „qualifizierte Aktivität“, wie viele Aktivitäten usw.), um dann gezielt Datensätze zu markieren.

 

Parametrierung

Über Parametrierung im Rahmen von Skripten / Customizing erhalten Sie die Möglichkeit, in diese Prozesse direkt einzugreifen.

• Legen Sie fest, ob ein Datensatz gelöscht werden darf.
  Beispielsweise kann es zu Widersprüchen mit der „Aufbewahrungspflicht“ kommen, wenn diese Person an einem wirksamen Vertrag beteiligt war. In diesem Fall können Sie entscheiden, ob die Person überhaupt nicht gelöscht werden kann oder ob zumindest das Vertragsdokument / Aktivität erhalten bleiben muss, auch wenn andere persönliche Informationen der Person gelöscht werden.
• Definieren Sie, welche Vorgaben für Parameter in Ihrem Unternehmen gelten
  • Ablaufdatumvorgabe
  • Was sind „wertige Aktivitäten“
  • etc.

 

Schnittstellen zu anderen Systemen

Schnittstellen zu anderen Systemen sind in der Regel individuell ausgeprägt und bedürfen einer individuellen Anpassung. Dabei sind wir Ihnen gerne behilflich.
 

Bei Rückfragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.

Ihr ProTeam

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